Binnen het onderwijs is het zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens niet alleen een morele plicht, maar ook een wettelijke vereiste vanuit de AVG. Om jou te helpen hieraan te voldoen, hebben we het proces voor het regelen van de verwerkersovereenkomst volledig gedigitaliseerd.
In dit blog leggen we uit hoe je via de Mijn-omgeving van VolgWijzer eenvoudig de verwerkersovereenkomst inziet en direct ter ondertekening aanbiedt.
Wat kun je op deze pagina?
De pagina ‘Verwerkingsovereenkomst’ in jouw persoonlijke omgeving is ontworpen om papierwerk te minimaliseren. Je vindt hier twee belangrijke functies:
- Directe inzage: Je kunt de volledige inhoud van de overeenkomst direct op je scherm lezen via de ingebouwde PDF-viewer. Zo weet je precies waar je akkoord op geeft.
- Digitaal ondertekenen: Je kunt een officieel exemplaar aanvragen dat via Signwell (een beveiligde dienst voor digitale handtekeningen) wordt verstuurd. Dit bespaart printen, scannen en postzegels.
Hoe werkt het aanvragen?
Het proces is heel simpel en neemt slechts een minuut van je tijd in beslag:
- Stap 1: Inloggen. Ga naar mijn.volgwijzer.nl en navigeer naar de pagina voor de verwerkersovereenkomst.
- Stap 2: Gegevens invullen. In het blauwe blok vul je de naam en het e-mailadres in van de persoon die binnen jouw organisatie tekenbevoegd is.
- Stap 3: Verzenden. Klik op de knop ‘Vraag een document aan om te signeren’.
- Stap 4: Digitaal tekenen. De tekenbevoegde ontvangt direct een e-mail van Signwell. Via de link in die e-mail kan de overeenkomst met een paar muisklikken officieel worden ondertekend.
Zodra de handtekening is gezet, ontvangen beide partijen automatisch een kopie van het getekende document voor de eigen administratie.
Waarom is dit belangrijk voor jou?
Als gebruiker van VolgWijzer werk je met privacygevoelige informatie. De wet schrijft voor dat de afspraken over de beveiliging en verwerking van deze data schriftelijk moeten worden vastgelegd tussen de zorgverlener en de softwareleverancier. Door dit via ons portaal te regelen, weet je zeker dat je voldoet aan de actuele wetgeving en dat je administratie op orde is.
Veelgestelde vragen
Waarom heb ik een verwerkersovereenkomst nodig?
Dit is een verplicht document onder de AVG. Het legt vast hoe wij als leverancier (de verwerker) omgaan met de persoonsgegevens die jij (de verwerkingsverantwoordelijke) in ons systeem plaatst.
Is digitaal ondertekenen via Signwell rechtsgeldig?
Ja, de digitale handtekening via Signwell voldoet aan de Europese richtlijnen en is juridisch even bindend als een handtekening op papier.
Ik ben zelf niet de tekenbevoegde, wat nu?
Geen probleem. Je kunt op de pagina simpelweg de gegevens van je leidinggevende, de praktijkeigenaar of de directeur invullen. Zij ontvangen dan de uitnodiging om te tekenen in hun mailbox.
Waar kan ik het document inzien voordat ik het verstuur?
Onderaan de pagina in de Mijn-omgeving staat een venster waarin je door de hele overeenkomst kunt bladeren. Je kunt de PDF daar ook downloaden voor je eigen archief.
Ik heb het document aangevraagd maar niets ontvangen, wat moet ik doen?
Controleer eerst de spam-folder of de map ‘ongewenste e-mail’ van de tekenbevoegde. Als de mail daar ook niet staat, kun je via de pagina de aanvraag gerust nogmaals versturen.
Direct regelen? Log in op Mijn VolgWijzer en zorg dat jouw organisatie vandaag nog volledig AVG-proof is.
