Het organiseren van je klassen en leerlingen is de basis voor een goed werkend leerlingvolgsysteem. In de ‘Mijn-omgeving’ van VolgWijzer vind je hiervoor de pagina Groepen. Of je nu een nieuwe klas wilt aanmaken, leerlingen wilt importeren of leerkrachten wilt koppelen: op deze pagina regel je het allemaal op één centrale plek.
In dit blog leggen we uit hoe je deze pagina optimaal gebruikt om jouw administratie overzichtelijk te houden.
Overzicht van je organisatie
Wanneer je de pagina opent, zie je direct een lijst van alle groepen binnen jouw school of organisatie. Per groep zie je in één oogopslag:
- De naam van de groep.
- Het leerjaar.
- De gekoppelde leerkrachten.
- Het aantal leerlingen dat in de groep zit.
De volgorde aanpassen
Wil je dat de belangrijkste groepen bovenaan staan? Gebruik dan de sorteerpijltjes om groepen omhoog of omlaag te verplaatsen in de lijst.
Groepen aanmaken en wijzigen
Als beheerder kun je eenvoudig groepen toevoegen of aanpassen.
- Groep toevoegen: Klik op de knop ‘Acties’ en kies ‘Groep toevoegen’. Geef de groep een naam en selecteer het juiste leerjaar.
- Gegevens wijzigen: Klik op het bewerk-icoon bij een bestaande groep om de naam te veranderen of om direct leerkrachten en leerlingen te beheren.
- Verwijderen: Een groep die niet meer bestaat, kun je eenvoudig verwijderen. Let op: dit verwijdert alleen de groep, niet de leerlingen zelf (die worden dan ‘leerlingen zonder groep’).
Leerlingen en leerkrachten beheren
Binnen het groepsscherm kun je heel specifiek bepalen wie bij welke klas hoort.
Leerkrachten koppelen
Je kunt bestaande leerkrachten uit jouw organisatie selecteren en aan een groep toevoegen. Staat een collega er nog niet in? Dan kun je direct een nieuwe leerkracht aanmaken door een naam en e-mailadres in te vullen. De nieuwe collega ontvangt dan automatisch een inlogcode per e-mail.
Leerlingen indelen
Je kunt leerlingen op drie manieren beheren:
- Handmatig toevoegen: Selecteer een leerling uit de lijst of maak een nieuwe leerling aan (met naam en geboortedatum).
- Bulk-acties: Wil je meerdere leerlingen tegelijk verplaatsen naar een andere groep of verwijderen? Gebruik de handige selectievakjes voor snelle verwerking.
- Individuele aanpassingen: Per leerling kun je direct de naam, de geboortedatum of het wachtwoord wijzigen.
Slim importeren: EDEXML en Excel
Het handmatig invoeren van een hele school is veel werk. Daarom biedt VolgWijzer uitgebreide importmogelijkheden.
Via de knop “Importeren” kun je bestanden uploaden (zoals EDEXML vanuit je leerlingadministratiesysteem of een eigen Excel-bestand).
- Kolommen koppelen: Bij een Excel-import kun je zelf aangeven welke kolom de ‘voornaam’ bevat, welke de ‘geboortedatum’, enzovoort.
- Opschonen: Je hebt de optie om leerlingen die niet in het nieuwe bestand staan direct te laten verwijderen. Zo is je systeem na een import weer volledig up-to-date voor het nieuwe schooljaar.
Veelgestelde Vragen (FAQ)
1. Waar vind ik leerlingen die ik nog niet in een groep heb geplaatst?
Klik onder de knop ‘Acties’ op ‘Leerlingen zonder groep’. Hier zie je een overzicht van alle leerlingen die wel in het systeem staan, maar nog niet aan een klas zijn gekoppeld. Je kunt ze hier direct naar de juiste groep verplaatsen.
2. Kan ik een overzicht zien van alle leerkrachten in mijn organisatie?
Ja, kies in het actiemenu voor ‘Lerarenoverzicht’. Hier zie je alle beheerders en leerkrachten, inclusief hun e-mailadressen en de groepen waar zij verantwoordelijk voor zijn.
3. Wat gebeurt er als ik een leerling uit een groep verwijder?
De leerling wordt uit de klas gehaald, maar blijft in de database van jouw organisatie bestaan. Je vindt deze leerling daarna terug bij de ‘Leerlingen zonder groep’. Pas als je de leerling daar definitief verwijdert, is de data weg.
4. Waarom kan ik geen wijzigingen aanbrengen?
Het bewerken van groepen, het toevoegen van leerkrachten en het importeren van bestanden is voorbehouden aan gebruikers met beheerrechten. Als je deze opties niet ziet, heb je waarschijnlijk alleen leesrechten of beperkte toegang.
5. Welke bestandsformaten worden ondersteund voor import?
Je kunt bestanden uploaden met de extensies .xml (EDEXML), .xls, .xlsx (Excel) en .csv.
Heb je hulp nodig bij het inrichten van je groepen? Neem contact op met de beheerder van jouw organisatie of bekijk onze andere help-artikelen op VolgWijzer.nl.
